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Boxで働き方が変わる!年間約132時間の"見えない工数やコスト"を削減

近年、急激にユーザー数を伸ばしている、米国から上陸したクラウド・コンテンツ・マネジメント「Box」。企業ニーズに応える高いセキュリティ機能を実装しながら、コンテンツの管理・共有・コラボレーションを促進し、業務の効率化や労働時間の短縮など、ワークスタイルの変革を起こすと注目を集めています。そのソリューションの魅力を、富士通の実際のユースケースを交えながらBoxと富士通で解き明かします。
【富士通フォーラム2017 セミナーレポート】

グローバル7万2000社で導入されている「Box」、その秘密とは?

導入のしやすさと、ファイルの一元管理や高いセキュリティがメリット

株式会社Box Japan
執行役員 アライアンス・事業開発部 部長
安達 徹也 氏

B2Bに特化したファイル共有クラウドサービス「Box」は、クラウドをベースにコンテンツの管理・共有・コラボレーションを促進し、場所やデバイスを問わず、様々なコンテンツへのセキュアなアクセスと情報の共有・活用を可能にします。

グローバルではFortune 500企業のうち約63%が有償サービスのユーザーで、既に約7万2000社が導入。日本には2013年に上陸し、既に資生堂、リクシル、シオノギ製薬、DeNA、GREEなど多くの企業が利用しています。すぐに導入できるというクラウドの特長に加えて、一元的なファイル管理や高いセキュリティ性のメリットなどから、部門導入だけでなく、多くの企業が全社的な大規模導入を選択しています。

容量無制限にファイルを一元管理できる、"使ったもの勝ち"ソリューション

ファイル管理の問題は様々です。特に従来からのメール添付によるファイル共有では、ファイルのコピーがあちこちに分散されHDDの容量を圧迫するほか、ファイルをすべて把握できなくなることから、セキュリティリスクの観点からも問題視されています。

Boxは容量無制限でファイルを一元管理でき、ファイルのプレビュー機能を使ってOffice製品やPDF、動画や音声など、様々な種類のファイルをPCやモバイル問わず、あらゆるデバイスのブラウザ上で閲覧できます。複合機と連携してペーパーレス化を実現したり、コミュニケーションツール内のファイル共有機能と連携したり、セキュリティ製品と連携して安全性をさらに向上することも可能です。まさに"使ったもの勝ち"のソリューションと言えます。

ファイルの一極集中管理で業務のセキュリティと生産効率を強化

こうしたファイルの一極集中管理はセキュリティと生産効率の強化に役立ちます。「平成26年度 JUAS研究活動成果報告『ワークスタイル変革』」によると、ホワイトカラーは1日の37%をメールや資料作成に費やし、社内メール全体の15%を占めるファイル添付メールを処理しています。

Boxを利用すれば、ローカル保存のファイルのコピーを増やすことなく、ブラウザからプレビュー機能で閲覧でき、さらにバージョン履歴を最大100世代まで残しながら編集できます。1つ前のバージョンに戻したり、ログの履歴から編集者を確認したりすることも簡単です。ある企業でBox導入後の送受信時の添付メール処理などにかかる時間を計算したら、1人あたり年間132時間が短縮されることが分かりました。

利便性の追求からワークスタイル変革を実現

ある住宅販売事業者様ではiPhone/iPad向けカメラアプリ「Box Capture」を使って現場の進捗状況を写真や動画でリアルタイムに社内共有されています。

従来よくあるパターンは、こうではないでしょうか?デジカメで撮影。自社に戻り、SDカードを抜いてPCに挿してダウンロード。ファイルサーバにアップロードし、社内関係者にメール通知。さらに社外と共有する場合は、再度メールに添付して送信。
こうした"見えない工数やコスト"がBoxで削減できます。現場の満足度は高く、お客様の現場に伺うと、Box社員よりも喜んで効果を説明していただけます。

Boxはファイル管理の効率化やセキュリティの向上だけでなく、利便性の追求やワークスタイルの変革の実現を支援します。

「Box」を活用した富士通の働き方改革

富士通株式会社
オファリング推進本部 ワークスタイル変革オファリング統括部 統括部長
宇野 勝利

富士通では2017年4月よりテレワーク勤務制度を導入するなど、ICTを活用した働き方改革による社員の生産性向上や、少子高齢化対策の取り組みを行っています。ICTを活用した働き方改革は、2010年よりグループ会社を含めたコミュニケーション基盤システムの統一から始まり、2013年からは生産性向上を目的とした取り組みに移ってきています。その生産性向上の中で、コンテンツコラボレーションによる新しいコンテンツ作成・共有・管理を行うために採用しました。

Boxを採用した3つの課題と理由

採用した理由は大きく3つあります。1つ目は、複製コンテンツが増えすぎる傾向にあることです。社内のコンテンツを調査したところ8割は重複ファイルであり、毎年ファイルサーバの大幅な増強が必要になっていました。2つ目は、セキュリティです。一例を上げて説明すると、重要なファイルを送信するとき、パスワードを記載したメールを含め2通送信するケースが多いと思いますが、これではメールを転送されるリスクがあり、内容を見る人を限定できません。

3つ目は、年々拡大するコンテンツ容量です。富士通では説明内容の訴求などに動画を活用するケースが増えています。PowerPointなども動画を組み込む機会が多く、作成コンテンツは肥大化する傾向にあります。このため、グループ全社でのファイルサーバーの増強は、毎年300TB以上になってきています。

Boxを導入すると、今までのコンテンツの共同修正では、複数の人にメールで送って修正者が全員に送り返していた作業が、全員が1つのマスターコンテンツで修正・編集を行うため複製がなくなり、容量増加を防ぐことができます。また、マスターコンテンツ以外に複数バージョンが散在することがないため、最新の内容がどれなのかも全員で共有できます。ファイルの修正履歴もコンテンツの中に表示されているため、誰が何の修正をしたのか過去のメールを掘り返す必要がなく、読み返しなどの時間のムダがなくなります。さらに、ローカルにコンテンツを置かないため、PC紛失時の情報漏えいを防ぐことができます。Boxを活用することで、メールを中心としたコンテンツ共有の文化から、一つのコンテンツを利用するコラボレーション文化へと変革が進んでいきます。

現場独自のアイデアで活用が進む

富士通の全社活用はこれからですが、先行でBoxを利用している部門では、既に効果が出ています。例えば今回の富士通フォーラムでは業者などとの情報のやり取りはBoxを活用した情報共有に変えました。製品紹介動画などの容量の大きいコンテンツが多かったのですが、昨年度と違って情報共有が円滑に進んだようです。また、共有コンテンツが一つのため、何が最新か常に把握でき、作業の生産性がかなり向上したという声がでています。

製造会社の開発部門では、海外の社員による設計データの持ち出しによる情報漏えい対策をどのようにして行うかなどの相談を受けたりしますが、Boxを使うと、誰がいつファイルにアクセスしてダウンロードしたかなどの操作履歴も把握できるようになり、また、ファイルの利用制限も行えるため、データのセキュリティ対策は完ぺきになります。

メーカの保守部門では、製品の版数ごとのマニュアルをBoxで一元管理し、複数持ち出さない利用にしたり、スマホで現場の状況を撮影し、製品部門とその場で写真や動画を共有できることで問題解決が迅速になるなど、利用の効果を沢山聞いています。

富士通では国内10万人規模でのBox導入を行います。社内利用で得た実践知をもとに、大規模環境での導入設計や現場でのBoxの利活用テクニック、他システムとの認証連携などの蓄積されたノウハウでお客様のサポートを行っていきます。社内利用では、システム活用だけではなく、文書管理規定などシステム活用に伴う制度改定も行っています。今後Boxを活用するお客様に対しては、社内利用で取り組んだシステム活用企画から利活用のための制度改定支援なども含め、トータルにサポートできるよう準備を進めています。お客様と共に、働き方改革による仕事の生産性が上がる仕組みを支援していきます。

登壇者
  • 株式会社Box Japan
    執行役員
    アライアンス・事業開発部 部長
    安達 徹也 氏

  • 富士通株式会社
    オファリング推進本部
    ワークスタイル変革オファリング統括部
    統括部長
    宇野 勝利

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