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空間IoTで働き方のクセを可視化し「働き方改革」を加速する

「働き方改革」実現の第一歩は、現在の「社員の働き方のクセ」を明確にすることです。働き方を変えるためには、まず現在の働き方、企業風土などの課題を「見える化」することが大切です。「空間IoT」という新しいコンセプトを取り入れた、「働き方改革」を加速するコクヨ様の「可視化と改善の視点・手法」について紹介します。
【富士通フォーラム2017 セミナーレポート】

働き方改革の第一歩は現状の把握から

コクヨ株式会社
ファニチャー事業本部 スペースソリューション事業部
ワークスタイルイノベーション部
部長
鈴木 賢一 氏

働き方改革を加速させていくIoTについて、3つのことをお話しします。1つ目は「現在のオフィスから垣間見える、働き方の課題」です。次に、「働き方改革を加速させる際に必要なIoTの要件」、そして、「働き方改革からみるIoTへの期待」についてです。

まず、「働き方の課題」に関しては、オフィスを見れば一目瞭然です。皆さんも自社のオフィスにどれだけの課題が潜んでいるかという目で見つめ直すことをお勧めします。そこには「働き方のクセ」とも言えることが表れているでしょう。例えば企業やオフィスの風土のような部分にある働き方のクセです。これを明らかにして、変えていこうという意識がないと、働き方改革はなかなかうまく進まないと非常に実感しています。

但し、こうした基本的な考え方のもとですぐに検討・着手しがちな、どういったオフィスにするか、どんなツールを活用するかといったことは「How」の話になります。それよりも、なぜ働き方を改革するのか、働き方を改革して何をするのか、この「Why」「What」に最優先で取り組むことが重要で、その結果として適切な「How」へ移っていく、この整理は非常に大切です。

働き方のクセを「見える化」するコクヨの「空間IoTコンサルティング」

2つ目の「働き方改革を加速させる際に必要なIoTの要件」について話します。「モノ」や「コト」が繋がるソリューションは数多く市場に登場しています。コクヨでも2008年頃から、色々な実験をしてきました。そして、そこから得た重要な要件は、「利用者の活用メリットが明確にデザインされていること」、利用する社員がIoTのデバイスを身に付けるかどうかによらずに「正しくデータを取得できること」、IoTデバイスは「寿命を気にせずロングスパンで活用できること」、そして「極力、シンプルであること」です。

先ほどご紹介した「働き方のクセ」を考えた時、例えば会議では、朝早い時間帯では1時間以内に終わるのに19時以降の会議になると2時間も3時間もかかることがあります。コクヨが提供を予定する「空間IoTコンサルティング」では、オフィスの利用状況をその特性に合ったセンサーによりセンシングして、ワークスペースにおけるアクティビティを測定していきます。日々24時間センシングしているので、あるスペースは早朝ワークでどのぐらい使っているのかや、残業時間帯にどのぐらい使っているのかがすべて可視化され、その結果から残業を生み出してしまう組織風土なども読み取ることさえできるのです。自社の既存の空間そのものをIoT空間に変えてしまう、「空間IoT」という考え方によって「見えていなかった課題」が、具体的な改善対象点として明らかになっていきます。

例えば、時間帯別の繁忙状況も分かることで、会議や打ち合わせが午前中に集中しているのであれば、午後に分散するなどの運用改善も可能になります。また、ミーティングが非常に断続的で、かつスペースの利用頻度が高いのであれば、もう少しスペースや個室を増やすという施策も考えられます。

このように企業の現在の働き方に合わせて、その会社の文化や行動の特徴を可視化し、課題を見つけるだけではなく、その先の改善策までを見据えることができるのが「空間IoTコンサルティング」の最大のメリットです。

コンサルティングに利用するデバイスやシステムは、富士通の技術力・ソリューション力・調達力のもとで精度や品質、メンテナンス性が良いものを活用すると同時に、コクヨ独自の考え方と空間・行動の定義、過去蓄積してきたノウハウから安定的なデータの取得・集計・分析を行っていきます。

例)コクヨ霞が関オフィスでの実験事例

IoTを活用した働き方改革への期待

3つ目の「IoTへの期待」についてお話しします。企業経営側のメリットだけではなく「社員側のメリット」が設定されていないと、具体的な運用と継続的な測定、その後の活用につながりません。社員向けにIoTを実行する上では、管理視点で恣意的に現場に持ち込と、どうしても「やらされ感」が出てしまいます。しっかりと社員の方々にメリットを「デザインする」ことが大切です。

コクヨは、「働き方」をキーに改革をお手伝いしています。しかし、働くことだけを考えてもあまり本質的な改革にはつながりません。「働く」だけではなく、「暮らし」ていくこと、そして働きや暮らしを通じて「学び」成長していくという考え方にまで、視点を広げて改革の中に取り込んで考えていく必要があります。

今後の展望では、働き方改革をもっと加速させたいという企業の要望に応えるため、富士通も提唱している「HumanCentric」というコンセプトと共創しながら、テレワーク(注1)やWELL-BEING(注2)、Activity Based Working(注3)の世界に届くソリューションに発展させていきます。

働き方改革を通じて「日本社会全体を元気づける」というような考え方が働き方改革の前提にあると、日本全体が元気で良い方向に向かうのではないでしょうか。

(注1)ICTを駆使した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方。
(注2)心身ともに負担の少ない環境を通じて企業価値を高めること。
(注3)仕事内容(Activity)に応じ、自由に場所を選択して働くことで、よりクリエイティブな成果を促す仕組み。

登壇者
  • コクヨ株式会社
    ファニチャー事業本部
    スペースソリューション事業部
    ワークスタイルイノベーション部
    部長
    鈴木 賢一 氏

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