一日に何百通もあったメール処理を、クラウド整備とSNS利用で解決

千代田化工建設様 導入事例

最も頻繁に使われる「メール」、重要な情報を見逃さないためには?

今の時代、コミュニケーションツールは沢山あります。電話、メール、チャット、電子掲示板...皆さんは色々なツールを駆使してコミュニケーションを図るのが日常となっています。
中でも頻繁に使われるツールが「メール」。朝、会社に着いたらまずメールをチェック。仕事中も常にメールをチェック。「必要な書類はメールを検索して探す」という人も多いかもしれません。今やメールは仕事をする上で欠かせないコミュニケーションツールと言えます。

しかし、メールに頼りすぎるあまり、「メールが沢山ありすぎて読みきれない」という人もいるかもしれません。多い時は「一日に何百通」といったメールを処理することも有り得ます。雑多なメールが多すぎて、大事な連絡が他のメールに埋もれてしまい、業務が滞ってしまったら本末転倒です。この「メールに頼る」習慣を変えることはできないのでしょうか。

「メール中心」のコミュニケーションからの脱却

総合プラント建設及びエンジニアリング企業である千代田化工建設様は、北米からアジア、中東までグローバルに展開し、プラント・エンジニアリング業界を最先端で牽引する会社です。以前から国内外約6,000人の社員のコミュニケーションには、メールを多用していました。最も大きな問題は、重要な承認プロセスから社員同士の簡易的な連絡まで、内容の重要度・優先度を問わず多くのメールが行き交い、煩雑さを極めていたことでした。

また、建設業界では1案件に5年以上携わることや、何年も前の業務について外部から問い合わせを受けることも多々あるため、どこかで見切りをつけてメールを削除してしまうことは難しく、メールはクライアントPCに膨大に蓄積されていくばかりでした。

「これを問題として提起したのが、コミュニケーション改善活動の一環として組織された"業務コミュニケーションツール利用改革検討タスクフォース"でした」と、Office365導入プロジェクトのチームリーダーである、千代田化工建設 ITマネジメントユニット コーポレートICTセクションの梶原俊生氏は語ります。

千代田化工建設様が取り組んだ課題と効果

  1. 1社内コミュニケーション手段の見直しと再構築
    従来のメール中心のコミュニケーション手段を再構築。内容や用途に応じて利用者がコミュニケーション手段を使い分けたことにより、コミュニケーションが活性化、さらに、知りたい情報やドキュメントへの素早いにアクセスが可能に。
  2. 2コミュニケーション基盤の保守の負担を軽減
    オンプレミスのコミュニケーション基盤をクラウド化することにより、基盤保守作業を軽減し、保守費用の削減を実現。
  3. 3社員へのスムーズな新しいコミュニケーション基盤の利用定着化
    全社員が利用するコミュニケーション基盤の導入・利用定着化ノウハウを保有していた富士通の手厚い導入時の教育支援と丁寧なアフターサポートにより、スムーズに社員への利用定着化に成功。

千代田化工建設様が取り組まれた導入の具体的な内容や効果、
推進時のポイントなど、詳細はこちらをご覧ください。